Meetings in Demodesk aufzeichnen und Teilen

Um die Aufnahme zu starten, klicken Sie auf den kleinen schwarzen Kreis in der Ecke rechts unten. Über diesen Knopf können Sie die Aufnahme auch jederzeit wieder beenden.

Achtung: Damit das Audio aufgezeichnet wird, muss der Host per Computer eingewählt sein!

Für ein Meeting, von dem Sie nur den Link haben, zum Beispiel ein laufendes Meeting in Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom, klicken Sie in Ihrer Meeting-Übersicht auf Meeting aufzeichnen und fügen den Link ein. Mehr dazu im Artikel Alles über den Demodesk Notetaker.

Wenn der Demodesk Notetaker ein Meeting nicht aufzeichnen soll, schalten Sie das Meeting in Ihrer Meeting-Übersicht ab oder hinterlegen Sie ein Stichwort unter Meetings ausschließen in Ihren Aufzeichnungseinstellungen. Mehr dazu im Artikel Alles über den Demodesk Notetaker.

Sobald das Meeting vorbei ist, wird die Aufnahme noch kurz verarbeitet und steht nach einigen Augenblicken zur Verfügung. Suchen Sie dazu unter Past Meetings das passende Meeting und klicken Sie auf den blauen Play Button. Dann öffnet sich ein Popup mit dem Recording und einem Link um dieses mit Kunden oder Kollegen zu teilen.

Ihre Aufnahme können Sie auch herunterladen. Klicken Sie dafür auf die drei Punkte rechts unten:

Meetings können auch automatisch aufgezeichnet werden, die passende Einstellung finden Sie in den Event Types:

Zeichnet Demodesk den Chat eines Meetings auf?

Nein. Der Chat wird nicht aufgezeichnet, weder in einem Meeting, das in Demodesk stattfindet, noch in einem Meeting in Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom, das der Demodesk Notetaker aufzeichnet. Chat-Nachrichten sind nicht Teil der Aufzeichnung, des Transkripts, der Meeting-Zusammenfassung oder der KI-Funktionen.

In einem Demodesk Meeting werden Nachrichten beim Meeting gespeichert, damit die Personen im Gespräch sie lesen können. Eine Nachricht im Gruppenchat sehen die Teilnehmenden dieses Meetings, eine private Nachricht nur die beiden Personen in diesem Gespräch. Mehr dazu im Artikel Wie kann ich in Demodesk mit meinen Teilnehmern chatten?.

Die Aufzeichnungsliste filtern

Unter Meetings > Aufzeichnungen finden Sie alle Aufzeichnungen Ihres Teams, auf die Sie Zugriff haben. Über die Spaltenüberschriften filtern Sie nach Datum/Zeit, Meeting Name, Meetingtyp und Gastgeber. Alle weiteren Filter liegen in der Schaltfläche Filter über der Liste.

Filter öffnet zwei Gruppen:

• Anzeigen: Meine Meetings zeigt nur Meetings, die Sie gehostet haben oder an denen Sie teilgenommen haben, und Mit Lesezeichen zeigt nur Aufzeichnungen mit einem Lesezeichen. Welche der beiden Sie sehen, hängt von Ihrem Plan und Ihrem Seat ab.
• Ausblenden: No-Shows blendet Meetings aus, zu denen kein externer Teilnehmer dazugekommen ist, und Kurze Gespräche (unter 2 Min.) blendet Aufzeichnungen aus, die kürzer als zwei Minuten sind.

Kurze Gespräche (unter 2 Min.) ist standardmäßig aktiv, damit sehr kurze Anrufe wie unbeantwortete Anrufversuche nicht in der Liste auftauchen. Aufzeichnungen, deren Länge Demodesk nicht kennt, bleiben in der Liste.

Jeder aktive Filter erscheint als Chip über der Liste. Klicken Sie auf einen Chip, um diesen einen Filter zu entfernen, oder auf Alle entfernen, um alle zu entfernen. Damit erscheinen auch die kurzen Anrufe wieder in der Liste. Auf Standard zurücksetzen in Filter stellt wieder den Ausgangszustand her, in dem nur kurze Anrufe ausgeblendet sind. Demodesk merkt sich Ihre Filter in dem Browser, den Sie verwenden.

Datenaufbewahrung und Löschung

Eine Aufzeichnung verschwindet auf zwei verschiedenen Wegen aus Demodesk. Sie kann ablaufen, was die Speicherdauer Ihres Unternehmens bestimmt, oder jemand löscht sie. Dabei werden nicht dieselben Daten entfernt.

Wie lange Aufzeichnungen gespeichert werden

Für Ihr Unternehmen gilt eine einzige Speicherdauer für alle Aufzeichnungen. Sie beginnt mit dem Erstellen der Aufzeichnung und beträgt standardmäßig 150 Tage.

Am Ende dieser Frist läuft die Aufzeichnung ab. Sie kann dann nicht mehr angesehen werden, und 14 Tage später werden Video und Audio entfernt.

Aufzeichnungen mit einem Lesezeichen laufen nie ab, unabhängig von ihrem Alter. Setzen Sie ein Lesezeichen auf die Gespräche, die Sie behalten möchten, wie im Artikel Alles über Lesezeichen für Aufzeichnungen beschrieben.

Was mit Transkripten und Zusammenfassungen geschieht

Beim Ablauf werden nur Video und Audio entfernt. Das Transkript, die Zusammenfassungen, Bewertungsbögen, Kommentare und alle weiteren daraus abgeleiteten Inhalte bleiben in Demodesk erhalten und können weiterhin geöffnet werden. Für sie gilt keine eigene Speicherdauer.

Was beim Löschen einer Aufzeichnung entfernt wird

Löschen ist etwas anderes als Ablaufen. Es entfernt die Aufzeichnung und alle daraus abgeleiteten Inhalte, lässt sich nicht rückgängig machen und ist der einzige Weg, ein Transkript aus Demodesk zu entfernen. Beim Löschen einer Aufzeichnung werden entfernt:

• Video und Audio
• das Transkript
• die Zusammenfassungen und Deal Insights
• der KI-Chat-Verlauf zu dieser Aufzeichnung
• die Sprecher-Zeitleisten

Der Bestätigungsdialog weist vorher darauf hin: "Sind Sie sicher, dass Sie diese Aufzeichnung löschen wollen? Das Transkript, die Zusammenfassungen und alle anderen daraus abgeleiteten Inhalte werden dauerhaft gelöscht."

Wenn Sie etwas davon noch benötigen, laden Sie die Aufzeichnung vorher herunter. Löschen kann der Gastgeber des Meetings, außerdem Unternehmens-Admins und Manager, die Zugriff auf die Aufzeichnung haben.

Für Admins: Speicherdauer festlegen

Unternehmens-Admins ändern die Speicherdauer selbst. Sie müssen sich dafür nicht an den Support oder einen Account Manager wenden.

1. Öffnen Sie Einstellungen > Unternehmen > Aufzeichnungen und KI.
2. Scrollen Sie zu Speicherung von Aufzeichnungen.
3. Öffnen Sie Aufzeichnungen aufbewahren für und wählen Sie die gewünschte Frist: Am selben Tag, 7 Tage, 15 Tage, 30 Tage, 60 Tage, 90 Tage, 150 Tage oder ein Jahr.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Die Frist gilt für alle Aufzeichnungen, nicht nur für neue. Wenn Sie eine kürzere Frist als die aktuelle wählen, warnt Demodesk Sie vorher und nennt die Anzahl der Aufzeichnungen, die dadurch ablaufen. Diese laufen innerhalb eines Tages ab.