Round-Robin-Zuordnungslogik in Demodesk

Mit Round Robin bündeln Sie die Verfügbarkeit mehrerer Teammitglieder auf einer Buchungsseite. Wer bucht, wählt nur Tag und Uhrzeit aus. Das Meeting wird anschließend einem Teammitglied zugeordnet, das zu dieser Zeit verfügbar ist.

Diese Meetings eignen sich besonders für:

• Interessenten und Vertriebsmitarbeiter für Erstgespräche und Demos
• Neukunden und das Kundenbetreuungsteam für Einarbeitung und Schulungen
• Bestandskunden und das Support-Team
• Bewerber und Recruiter für Telefoninterviews

So richten Sie einen Round-Robin-Meeting-Typ ein

In Ihrem Meeting-Typ wählen Sie zwischen striktem und flexiblem Round Robin.

Die Logik im Detail

Die buchende Person wählt ein freies Zeitfenster, den Rest übernimmt der Algorithmus. So funktioniert er:

• Der Algorithmus prüft, welche Teammitglieder zu diesem Zeitpunkt verfügbar sind. Ein Teammitglied gilt als verfügbar, wenn:

  • es zu dieser Uhrzeit kein anderes Meeting hat
  • sein tägliches Meeting-Limit nicht erreicht ist
  • sein Limit für diesen Tag und diesen Meeting-Typ nicht erreicht ist
  • seine Gewichtung nicht null ist (dazu später mehr)

• Anschließend zählt er, wie viele Meetings dieses Meeting-Typs jedes Teammitglied im Zählzeitraum bereits hat, den Sie im Meeting-Typ festlegen (unter Teamzuweisung > Zählzeitraum):

  • Wöchentlich (Standard): Der Zähler wird jeden Montag zurückgesetzt. Die Woche beginnt montags um 00:00 Uhr und endet sonntags um 24:00 Uhr.
  • Monatlich: Der Zähler wird am ersten Tag jedes Monats zurückgesetzt, die Verteilung wird also über den gesamten Kalendermonat ausgeglichen.

  Maßgeblich ist das Datum des Meetings, das gebucht wird, nicht das heutige Datum. Gezählt werden die Meetings dieses Meeting-Typs, abgesagte Meetings und Nichterscheinen bleiben außen vor. Wenn Sie mehrere Meeting-Typen in eine gemeinsame Rotation legen, werden deren Meetings zusammen gezählt, siehe nächster Abschnitt.

• Danach berechnet er für jede Person den Koeffizienten. Die Formel (k = Anzahl Meetings / Gewichtung) teilt die Anzahl der bereits geplanten Meetings durch die Gewichtung, die in der Matrix für diese Person hinterlegt ist (ein Beispiel finden Sie weiter unten).

• Schließlich erhält die Person mit dem niedrigsten Wert das Meeting. Bei Gleichstand entscheidet der Zufall.

Beispiel:

Hier erhält Mark das Meeting, weil Alice aufgrund ihrer Gewichtung nicht berücksichtigt wird.

So zählen Sie Meetings über mehrere Meeting-Typen hinweg

Viele Teams führen dasselbe Gespräch in mehreren Formaten, zum Beispiel ein Erstgespräch online und ein Erstgespräch per Telefon, jeweils als eigener Meeting-Typ. Jeder Meeting-Typ hat seinen eigenen Round-Robin-Zähler. Wer also bereits viele Online-Erstgespräche übernommen hat, kann trotzdem als Erstes für die Telefonvariante ausgewählt werden.

Eine gemeinsame Rotation führt diese Meeting-Typen auf einem Zähler zusammen. Die Meetings eines Gastgebers über alle Meeting-Typen der Rotation hinweg werden zusammengezählt, wenn Demodesk den nächsten Gastgeber auswählt.

1. Öffnen Sie den Meeting-Typ des Unternehmens, von dem aus Sie starten möchten.
2. Gehen Sie zu Teamzuweisung.
3. Öffnen Sie Gemeinsame Rotation und wählen Sie die weiteren Meeting-Typen aus, die einen Zähler mit diesem teilen sollen.
4. Speichern Sie den Meeting-Typ.

Beispiel mit drei Formaten:

Sie führen dasselbe Erstgespräch in drei Formaten, jeweils als eigener Meeting-Typ des Unternehmens in derselben Gruppe: Erstgespräch online, Erstgespräch per Telefon und Erstgespräch vor Ort. Sie öffnen Erstgespräch online und wählen unter Gemeinsame Rotation die beiden anderen aus. Damit bilden die drei eine Rotation.

Im laufenden Zählzeitraum hat Dana 3 Gespräche online, 1 per Telefon und 0 vor Ort, also 4 Meetings in der Rotation. Ben hat 2 online, 0 per Telefon und 1 vor Ort, also 3. Beide haben in der Zuordnungsmatrix eine Gewichtung von 100 %. Das nächste Erstgespräch geht an Ben, unabhängig davon, welchen der drei Meeting-Typen die buchende Person wählt, denn Demodesk vergleicht die Summen der Rotation und nicht den Zähler eines einzelnen Formats. Ohne gemeinsame Rotation läge Ben beim Online-Format hinter Dana und beim Telefonformat vor ihr, die Formate würden also auseinanderlaufen.

Gut zu wissen:

• Nur Meeting-Typen des Unternehmens können eine Rotation teilen. Persönliche Meeting-Typen haben keine Einstellungen unter Teamzuweisung.
• Der Meeting-Typ braucht eine Gruppe. Solange keine Gruppe ausgewählt ist, bleibt Gemeinsame Rotation ausgegraut.
• Alle Meeting-Typen einer Rotation müssen in derselben Gruppe liegen, und ein Meeting-Typ kann immer nur in einer Rotation sein. Ein Meeting-Typ, der bereits zu einer anderen Rotation gehört, wird mit dem Zusatz (in einer anderen Rotation) angezeigt und lässt sich erst auswählen, wenn Sie ihn dort entfernen.
• Eine Gruppe kann mehrere Rotationen enthalten, zum Beispiel eine für alle Erstgespräche und eine für alle Folgetermine.
• Der Zählzeitraum und die Gewichtungen aus der Zuordnungsmatrix stammen aus dem Meeting-Typ, der gebucht wird. Ein tägliches Limit pro Gastgeber für einen Meeting-Typ zählt weiterhin pro Meeting-Typ, es zählt also nur die Meetings des Meeting-Typs, für den es festgelegt ist.
• Meetings, die im Zählzeitraum bereits gebucht sind, zählen mit, sobald Sie die Rotation gespeichert haben. Die Verteilung wirkt also sofort.
• Wenn Sie die Rotation auflösen möchten, entfernen Sie alle Meeting-Typen aus Gemeinsame Rotation und speichern Sie. Das Feld zeigt dann wieder Nicht mit anderen Meeting-Typen geteilt an.

Worin unterscheiden sich striktes und flexibles Round Robin?

Wenn die buchenden Teammitglieder den Gastgeber selbst auswählen sollen, eignet sich flexibles Round Robin. Sie aktivieren diese Option im jeweiligen Meeting-Typ. Beim flexiblen Round Robin wählen Sie als buchende Person den Gastgeber passend zum Thema des Meetings aus, zum Beispiel ein Teammitglied, das eine bestimmte Region betreut.